Tự động hóa báo cáo + Invoice với n8n

Giảm 90% thời gian làm báo cáo và invoice

Mỗi cuối tuần, cuối tháng, kế toán và quản lý phải dành hàng giờ tổng hợp số liệu, tạo báo cáo và xuất hóa đơn. Với n8n, toàn bộ quy trình này có thể tự động hóa — từ thu thập dữ liệu, tính toán, tạo file đến gửi cho người nhận.

Phần 1: Tự động tạo báo cáo tuần/tháng

Workflow báo cáo doanh thu tuần

1. Schedule Trigger — Chạy mỗi thứ Hai lúc 8h sáng.
2. Google Sheets — Đọc dữ liệu đơn hàng tuần qua từ sheet “Orders”:

   // Filter: orders từ thứ Hai đến Chủ Nhật tuần trước
   Range: Orders!A:Z
   Filter: created_date >= {{ $now.minus({weeks: 1}).startOf('week') }}
           AND created_date <= {{ $now.minus({weeks: 1}).endOf('week') }}

3. Function — Tính toán các chỉ số:

   const orders = $input.all().map(i => i.json);
   
   const report = {
     total_orders: orders.length,
     total_revenue: orders.reduce((sum, o) => sum + o.total, 0),
     avg_order_value: 0,
     top_products: {},
     revenue_by_channel: {},
     revenue_by_day: {}
   };
   
   report.avg_order_value = Math.round(
     report.total_revenue / report.total_orders
   );
   
   // Top products
   orders.forEach(order => {
     order.items.forEach(item => {
       if (!report.top_products[item.name]) {
         report.top_products[item.name] = { qty: 0, revenue: 0 };
       }
       report.top_products[item.name].qty += item.quantity;
       report.top_products[item.name].revenue += item.total;
     });
   });
   
   return [{ json: report }];

4. Spreadsheet File — Tạo file Excel (.xlsx) với nhiều sheet:
   • Sheet "Tổng quan" — Các KPI chính
   • Sheet "Chi tiết đơn hàng" — Danh sách đầy đủ
   • Sheet "Top sản phẩm" — Sản phẩm bán chạy
5. Send Email — Gửi email đính kèm file cho management team:

   Subject: [Báo cáo tuần] Doanh thu {{ $now.minus({weeks:1}).format('dd/MM') }} - {{ $now.minus({days:1}).format('dd/MM/yyyy') }}
   Body: Kính gửi anh/chị,
   Đính kèm báo cáo doanh thu tuần qua.
   Tổng đơn: {{ $json.total_orders }}
   Tổng doanh thu: {{ $json.total_revenue.toLocaleString() }}đ

Workflow báo cáo marketing tháng

Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn rồi tổng hợp:

• HTTP Request — Google Analytics API: sessions, users, bounce rate, conversion rate
• HTTP Request — Facebook Ads API: spend, impressions, clicks, CPL
• HTTP Request — Google Ads API: spend, clicks, conversions
• Merge — Gộp tất cả dữ liệu
• Spreadsheet File — Tạo báo cáo Excel đầy đủ

Phần 2: Tự động tạo Invoice

Workflow tạo hóa đơn khi có đơn hàng mới

1. Webhook — Nhận thông tin đơn hàng đã confirmed.
2. Function — Tạo số hóa đơn tự động:

   const now = new Date();
   const year = now.getFullYear();
   const month = String(now.getMonth() + 1).padStart(2, '0');
   
   // Đọc số invoice cuối cùng từ context/sheets
   const lastNumber = $json.last_invoice_number || 0;
   const newNumber = lastNumber + 1;
   
   $json.invoice_number = `INV-${year}${month}-${String(newNumber).padStart(4, '0')}`;
   $json.invoice_date = now.toISOString().split('T')[0];
   $json.due_date = new Date(now.getTime() + 30*24*60*60*1000)
     .toISOString().split('T')[0];
   
   // Tính thuế VAT
   $json.subtotal = $json.items.reduce((s, i) => s + i.total, 0);
   $json.vat = Math.round($json.subtotal * 0.08);
   $json.grand_total = $json.subtotal + $json.vat;
   
   return $json;

3. HTTP Request — Gọi API tạo PDF invoice. Bạn có thể dùng dịch vụ như Invoice Generator API hoặc tự host:

   POST https://invoice-generator.com/api/v1/generate
   Content-Type: application/json
   
   {
     "from": "Công ty ABCn123 Nguyễn Huệ, Q1, HCMnMST: 0123456789",
     "to": "{{ $json.customer_name }}n{{ $json.customer_address }}",
     "number": "{{ $json.invoice_number }}",
     "date": "{{ $json.invoice_date }}",
     "due_date": "{{ $json.due_date }}",
     "items": {{ JSON.stringify($json.items) }},
     "tax": 8
   }

4. Send Email — Gửi invoice PDF cho khách hàng.
5. Google Sheets — Lưu thông tin invoice vào sheet "Invoices" để theo dõi thanh toán.
6. Google Drive — Upload PDF vào folder lưu trữ theo tháng.

Workflow nhắc thanh toán tự động

Kiểm tra mỗi ngày, nếu invoice quá hạn chưa thanh toán:

1. Schedule Trigger — Mỗi ngày lúc 9h sáng.
2. Google Sheets — Lấy danh sách invoice có status "unpaid" và due_date đã qua.
3. IF — Phân loại:
   • Quá hạn 1-3 ngày → gửi email nhắc nhẹ
   • Quá hạn 7 ngày → gửi email nhắc nghiêm túc
   • Quá hạn 14 ngày → thông báo cho kế toán trưởng qua Slack
4. Send Email — Gửi email nhắc thanh toán với template tương ứng.

Tích hợp phần mềm kế toán

n8n có thể kết nối với các phần mềm kế toán phổ biến:

• QuickBooks — Node chính thức trong n8n
• Xero — Dùng HTTP Request với Xero API
• MISA — Kết nối qua API nếu có

Kết luận

Tự động hóa báo cáo và invoice với n8n không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm sai sót do nhập liệu thủ công. Số liệu luôn chính xác, báo cáo gửi đúng giờ, và invoice được tạo ngay khi có đơn hàng. Đây là nền tảng cho việc quản lý tài chính chuyên nghiệp.

Tham khảo: n8n Documentation · GitHub n8n

n8n có thể tự động hóa những gì?

n8n có thể tự động hóa email, social media, CRM, e-commerce, backup, monitoring, AI workflows và hơn 400 tích hợp khác.

Có cần biết code để dùng n8n không?

Không bắt buộc. n8n có giao diện kéo thả trực quan. Tuy nhiên, biết JavaScript sẽ giúp bạn tạo workflow phức tạp hơn.