Workflow: Google Sheets → Email tự động

Giới thiệu workflow Google Sheets → Email tự động

Google Sheets là công cụ quản lý dữ liệu phổ biến nhất cho doanh nghiệp nhỏ. Workflow Google Sheets → Email tự động biến spreadsheet của bạn thành một hệ thống email marketing tự động — mỗi khi có dòng mới được thêm vào Sheets, email sẽ được gửi tự động đến người nhận chỉ định.

Workflow này lý tưởng cho việc gửi email xác nhận đơn hàng, thông báo nội bộ cho team, email welcome cho khách hàng mới đăng ký, hoặc báo cáo tự động. Bất kỳ ai sử dụng Google Sheets để quản lý danh sách khách hàng, đơn hàng, hoặc liên hệ đều có thể hưởng lợi từ workflow này.

Không cần Mailchimp hay các công cụ email marketing đắt tiền. Với n8n và Gmail API, bạn có thể gửi hàng trăm email cá nhân hóa mỗi ngày hoàn toàn miễn phí. Template email được tùy chỉnh trực tiếp trong workflow với biến động từ dữ liệu Sheets.

Nodes trong workflow

• Google Sheets Trigger — Theo dõi spreadsheet và kích hoạt workflow khi có row mới hoặc row được cập nhật.
• Set Node — Chuẩn bị dữ liệu email: tên người nhận, email, nội dung tùy chỉnh từ các cột trong Sheets.
• IF Node — Kiểm tra điều kiện gửi email (ví dụ: chỉ gửi khi cột Status = “Active”).
• Gmail Send — Gửi email HTML với template được cá nhân hóa theo từng người nhận.
• Google Sheets Update — Cập nhật trạng thái “Đã gửi email” vào cột tương ứng trong spreadsheet.

Cách import workflow vào n8n

1. Bước 1: Download JSON — Tải file workflow JSON bên dưới về máy tính của bạn.
2. Bước 2: Import vào n8n — Mở n8n Editor, vào menu Workflows → Import from File, chọn file JSON vừa tải.
3. Bước 3: Cấu hình credentials — Kết nối tài khoản Google (Gmail + Sheets) vào các nodes.

Cấu hình chi tiết

Google Sheets Trigger: Kết nối Google Account, chọn spreadsheet và sheet cụ thể cần theo dõi. Set polling interval (mặc định 1 phút) phù hợp với nhu cầu.

Gmail Send: Sử dụng cùng Google Account credential. Thiết kế email HTML template trong node, sử dụng expression {{ $json.ten_cot }} để chèn dữ liệu động từ Sheets. Bạn có thể gửi cả file đính kèm nếu cần.

Google Sheets Update: Dùng để đánh dấu các row đã xử lý, tránh gửi email trùng lặp. Cấu hình cột “Status” và giá trị “Sent”.

Tải workflow JSON